किनके लिए उपयोगी
यह मार्गदर्शिका हिंदी में ग्राहकों, सहकर्मियों, प्रबंधकों और आपूर्तिकर्ताओं को ईमेल लिखने वाले पेशेवरों के लिए है। नौकरी के आवेदन या परियोजना संबंधी संदेश लिखने वाले लोग भी इन तरीकों से भाषा सुधार सकते हैं, बिना अनुभव, उपलब्धियाँ या जिम्मेदारियाँ बढ़ा-चढ़ाकर बताए।
पहले उद्देश्य तय करें, फिर भाषा सँवारें
संशोधन से पहले एक वाक्य में लिखें कि इस ईमेल से क्या चाहिए: स्वीकृति, जानकारी, भुगतान या समस्या का समाधान। विषय पंक्ति में वही बात और जरूरी संदर्भ रखें। ‘महत्वपूर्ण सूचना’ के बजाय ‘अगस्त की रिपोर्ट पर स्वीकृति का अनुरोध’ अधिक उपयोगी है। शुरुआती वाक्य में संदर्भ दें, अगले अनुच्छेद में मुख्य जानकारी और अंत में अपेक्षित कार्रवाई लिखें। यदि मसौदे में उत्तर देने की तारीख नहीं है, तो अपनी ओर से समयसीमा न जोड़ें; लेखक से पुष्टि लें। एक ईमेल में कई अनुरोध हों तो उन्हें अलग पंक्तियों में रखें, ताकि कोई आवश्यक कार्रवाई लंबे अनुच्छेद में छिप न जाए।
औपचारिक रहें, लेकिन अनुवाद जैसी हिंदी से बचें
‘आपके संज्ञान में लाना चाहता हूँ’ हर जगह जरूरी नहीं; कई बार ‘कृपया नीचे दिए विवरण देखें’ पर्याप्त है। ‘महोदय/महोदया’ औपचारिक संस्थागत पत्राचार में उपयुक्त हो सकता है, जबकि परिचित कार्यस्थल पर ‘नमस्ते सीमा जी’ सहज लगता है। नाम, पद या लिंग अज्ञात हो तो अनुमान लगाने के बजाय ‘नमस्ते टीम’ जैसे संबोधन पर विचार करें। प्रचलित शब्द ‘ईमेल’, ‘रिपोर्ट’ और ‘फ़ाइल’ को अस्वाभाविक हिंदी विकल्पों से बदलना जरूरी नहीं। अंग्रेज़ी से अनुवाद करते समय विनम्रता का अर्थ भी जाँचें: ‘कृपया पुष्टि करें’ स्पष्ट अनुरोध है, जबकि ‘आपको पुष्टि करनी ही होगी’ अनचाहा दबाव डाल सकता है।
भेजने से पहले तथ्यों और जिम्मेदारी की जाँच करें
भाषा सुधरने के बाद मूल मसौदे से नाम, रकम, तिथियाँ, माप, संलग्नक और वादे मिलाएँ। ‘अनुमानित खर्च’ को ‘स्वीकृत खर्च’ या ‘प्रस्तावित तारीख’ को ‘निश्चित तारीख’ बनाना शैली सुधार नहीं, तथ्य बदलना है। नौकरी संबंधी ईमेल में उपलब्धियों के आँकड़े और अपनी भूमिका जस की तस रखें। किसी नीति, रिपोर्ट या अनुबंध का उल्लेख हो तो उसका संदर्भ और लिंक सुरक्षित रखें; स्रोत देखे बिना उसके समर्थन में नया दावा न जोड़ें। ग्राहक की निजी जानकारी या गोपनीय दस्तावेज़ साझा करने से पहले संगठन की नीति जाँचें। अंत में प्राप्तकर्ता सूची और उत्तर-सभी विकल्प भी देखें।