لمن هذه الصفحة؟
لل موظفين ومديري المشاريع وأصحاب الأعمال وفرق خدمة العملاء الذين يكتبون مراسلات عربية رسمية أو شبه رسمية، ويحتاجون إلى تحسين الأسلوب دون تغيير الالتزامات أو إضافة وعود غير معتمدة.
ابدأ بعنوان وطلب يمكن فهمهما من القراءة الأولى
قبل تحسين الأسلوب، حدد وظيفة الرسالة: هل تطلب موافقة، أم تقدم تحديثًا، أم تستوضح نقطة؟ اكتب عنوانًا يذكر الموضوع والإجراء، مثل «مراجعة عرض الصيانة قبل 18 نوفمبر» بدل «موضوع مهم». ضع سبب التواصل في الفقرة الأولى، ثم التفاصيل التي يحتاجها المستلم لاتخاذ القرار. إذا احتوت الرسالة على عدة طلبات، افصلها بأسطر واضحة، وحدد المسؤول عن كل إجراء عندما يكون معروفًا. لا تجعل التحية والمجاملات أطول من صلب الرسالة، ولا تستخدم «نرجو اتخاذ اللازم» عندما يمكنك تسمية المطلوب. أرفق بالمسودة تعليمات تحرير دقيقة، مثل: «حافظ على الموعد والمبلغ، واختصر المقدمة، واجعل طلب الموافقة صريحًا». هذا التحديد يمنع تحسينًا لغويًا جميلًا لكنه غير صالح للإرسال.
اختر عربية مهنية تحترم العلاقة دون تكلف
استخدم فصحى معاصرة مفهومة، وتجنب الترجمة الحرفية لعبارات افتتاحية أجنبية عندما تبدو غريبة في سياقك. «أكتب إليك بخصوص تجديد العقد» أوضح من «آمل أن يجدك هذا البريد بخير» إذا كان المطلوب إداريًا مباشرًا. اختر التحية بحسب العلاقة: «الأستاذة ريم المحترمة» لمراسلة رسمية، أو «مرحبًا ريم» لزميلة اعتدت مخاطبتها بهذه الطريقة. لا تفترض جنس المستلم أو لقبه الوظيفي؛ تحقق منهما أو استخدم اسم الفريق. حافظ على ضمير المتكلم المناسب، فلا تحول «أقترح» إلى «قررنا» ولا «يمكننا بحث الخيار» إلى «نلتزم بتنفيذه». وعند الاعتذار، سمِّ المشكلة بوضوح دون إضافة اعتراف قانوني أو تعويض لم تعتمدْه الجهة المعنية.
راجع الحقائق والتنسيق قبل الضغط على إرسال
قارن النسخة المعدلة بالأصل سطرًا بسطر: أسماء الأشخاص، والمسمى الوظيفي، والمبالغ والعملات، وأرقام الطلبات، والتواريخ، والمرفقات. تحقق من توافق اسم اليوم مع التاريخ إذا ورد الاثنان، ومن المنطقة الزمنية للاجتماعات العابرة للبلدان. لا تحول موعدًا مقترحًا إلى موعد مؤكد، ولا تستبدل «أيام عمل» بـ«أيام». إذا تضمنت الرسالة اقتباسًا من عقد أو سياسة، احتفظ بالنص المنقول ومرجعه، وحرر الشرح المحيط به فقط. راجع أيضًا عرض الروابط والمصطلحات الأجنبية داخل النص العربي، وافتح معاينة الرسالة للتأكد من اتجاه الكتابة. وأخيرًا، تحقق من وجود الملفات المذكورة ومن صحة المستلمين ونسخة الاطلاع؛ جودة الصياغة لا تعالج مرفقًا ناقصًا أو عنوانًا خاطئًا.
